(revisado e aprovado pelo IHS Advisory Council, setembro de 2009)
Os cargos de Coordenador Regional e Representante de Área foram criados pelo IHS para facilitar o recrutamento de novos membros e a comunicação entre os membros atuais e potenciais em áreas definidas. Geralmente, os coordenadores regionais têm áreas de serviço maiores e funções ligeiramente diferentes no recrutamento e apoio aos membros do IHS. Os Representantes de Área atendem a áreas menores dentro das regiões e são apoiados e reportados aos Coordenadores Regionais.
Os Representantes de Área fornecem informações e recursos sobre o IHS, suas atividades e outros eventos relacionados à horn aos membros do IHS e outras pessoas interessadas em suas regiões. Eles devem ser proativos na promoção da educação musical no que se refere à trompa (de acordo com os Estatutos do IHS). Eles devem ajudar o IHS, gerando entusiasmo e camaradagem entre os trompistas em suas regiões, com o objetivo de recrutar novos membros e reter os já existentes. Os Representantes de Área devem manter sua associação ao IHS e ser proativos ao informar os Coordenadores Regionais quando eles mudam de endereço de correspondência / e-mail.
Responsabilidades:
- Facilite a comunicação ativa entre os membros do IHS e outras partes interessadas em sua área. Isso pode ser feito de várias maneiras, incluindo a publicação (ou recrutamento de voluntários para publicar) boletins informativos da área. Prevê-se a publicação de um mínimo de duas newsletters ou comunicação geral por ano, e pelo menos uma, a distribuir por correio eletrónico ou correio normal. Cópias de boletins informativos ou outras comunicações devem ser sempre enviadas para o Coordenador Regional apropriado.
- Envie um relatório anual ao Coordenador Regional com um resumo das atividades e despesas, conforme descrito nesta descrição de trabalho, durante o ano civil anterior. Recomendações ao Conselho Consultivo para quaisquer ações relevantes para melhoria também podem ser incluídas. Os prazos relativos a esses relatórios serão comunicados aos Representantes de Área pelo Coordenador Regional e geralmente são fixados pela necessidade de incluir relatórios de atividades da Área no Relatório do Coordenador ao Conselho Consultivo que se reúne no Simpósio Internacional de Trompa anual a cada verão.
Atividades sugeridas para representantes de área para incentivar a participação dos membros:
- Manter (ou recrutar um voluntário para manter) um site de eventos atuais na área e outras informações úteis, vinculando-o de e para o site da IHS e outros sites relevantes, como o Facebook.
- Hospede, ajude a organizar ou apoie workshops locais e regionais, coros de trompas, apresentações em feriados e outros eventos relacionados com trompas.
- Envolva voluntários e alunos.
- Incentive os membros e outras pessoas a participarem dos eventos da IHS.
- Incentive os alunos a participarem dos concursos do IHS e dos programas de bolsas de estudo.
- Compartilhe novidades da área com o Coordenador e The Horn Call Editor de notícias.
- Solicite listas de sócios atualizadas ao Secretário Executivo e faça o acompanhamento com aqueles que deixaram de ser sócios. Forneça um resumo do feedback recebido dos membros faltosos no relatório anual do Representante de Área para o coordenador (respeitando o anonimato do membro falido).
Comunicações dos coordenadores regionais:
Uma vez confirmados na função, os Representantes de Área devem receber do Coordenador:
- Uma cópia da explicação do Secretário Executivo da IHS sobre como enviar Relatórios de Despesas e as despesas que podem ser reembolsadas.
- Uma lista dos Representantes de Área no país (EUA e Canadá) ou região (Europa e Ásia).
- Informações relacionadas às preocupações, ações e eventos relevantes do IHS.
- Instruções sobre como acessar as informações dos membros no site da IHS.
Revisão dos Representantes de Área:
Os Coordenadores Regionais analisam os relatórios anuais dos Representantes de Área. Se os Representantes de Área não cumprirem suas responsabilidades, o Coordenador pode oferecer sugestões. Se os problemas persistirem, os Representantes de Área podem ser avisados de que podem ser solicitados a renunciar. Se, após a notificação, o nível de esforço e atividade não melhorar, o Coordenador pode solicitar a renúncia dos Representantes de Área.