(revizuită și aprobată de Consiliul consultativ IHS, decembrie 2006)
Reprezentanții de zonă IHS oferă informații și resurse despre IHS, activitățile sale și alte evenimente legate de corn pentru membrii IHS și alte persoane interesate din țara, statul sau regiunea lor. În unele cazuri, reprezentanții de zonă sunt supravegheați de coordonatorii regionali. În cazul în care nu există un Coordonator Regional, Reprezentanții Zonali raportează direct Consiliului Consultativ. Reprezentanții zonei ar trebui să fie proactivi în promovarea educației muzicale în ceea ce privește claxonul (conform regulamentului IHS). Ei ar trebui să ajute IHS prin generarea de entuziasm și camaraderie în rândul jucătorilor de corn din țările, statele sau regiunile lor, cu scopul de a recruta noi membri și de a păstra membrii existenți. Reprezentanții de zonă trebuie să își mențină calitatea de membru IHS și să fie proactivi în informarea coordonatorilor regionali sau a directorului executiv IHS cu privire la orice modificare de adresă/e-mail.
Responsabilități
Menține o comunicare activă între membrii IHS și alte persoane interesate din zonele lor. Acest lucru poate fi realizat în multe moduri, inclusiv prin publicarea (sau recrutarea de voluntari pentru a publica) buletine informative din zonă. Este de așteptat ca pe an să fie publicat minim un buletin informativ sau comunicare generală, de preferință cel puțin două, prin e-mail sau poștă obișnuită. Trimiteți copii ale buletinelor informative sau ale altor comunicări coordonatorului regional corespunzător sau directorului executiv IHS.
Trimiteți un raport anual Coordonatorului Regional sau Directorului Executiv IHS cu un rezumat al activităților și cheltuielilor, așa cum este subliniat în această fișă a postului, în ultimul an calendaristic. Pot fi incluse și recomandări adresate Consiliului Consultativ pentru orice acțiuni relevante de îmbunătățire. Termenele limită pentru aceste rapoarte vor fi comunicate reprezentanților de zonă de către președintele IHS, directorul executiv sau coordonatorul regional corespunzător. Aceste rapoarte sunt în mod obișnuit întocmite astfel încât să poată fi incluse pe ordinea de zi a Consiliului Consultativ pentru reuniunile de la simpozionul internațional al cornului.
Comunicări de la coordonatorii regionali sau directorul executiv IHS
Odată confirmat, reprezentanții de zonă ar trebui să primească:
- O copie a explicației directorului executiv IHS despre cum să trimiteți rapoartele de cheltuieli și cheltuielile pe care vă puteți aștepta să le fi rambursat.
- O listă a reprezentanților zonei din țară (SUA și Canada) sau regiune (Europa sau Asia).
- Informații privind preocupările, acțiunile și evenimentele relevante IHS.
- O copie a celui mai recent Director de membri IHS, disponibil în format PDF sau tipărit (la cerere).
Activități suplimentare recomandate pentru reprezentanții zonei
Iată câteva sugestii pentru reprezentanții zonei care pot încuraja participarea membrilor:
- Mențineți (sau recrutați un voluntar pentru a întreține) un site web cu evenimentele curente din zonă și alte informații utile, inclusiv link-uri către IHS și alte site-uri de interes.
- Găzduiește, ajută la organizarea sau sprijină ateliere locale și regionale, coruri de corn, spectacole de vacanță și alte evenimente legate de corn.
- Implicați voluntari și studenți.
- Fiți proactiv în recrutarea de membri în IHS.
- Încurajați membrii și alte persoane să participe la evenimentele IHS.
- Încurajați studenții să participe la programele de burse IHS.
- Distribuiți știri cu The Horn Call Editor de știri.
- Solicitați liste actualizate de membri de la directorul executiv și urmăriți-le cu cei care și-au lăsat ca membru să expire. În timp ce păstrați anonimatul fiecărui membru, furnizați un rezumat al oricărui feedback primit de la membrii decăzuți în raportul anual al Reprezentantului de zonă.
Revizuirea reprezentanților de zonă
Coordonatorii regionali și/sau Consiliul consultativ analizează rapoartele anuale ale reprezentanților de zonă. Dacă Reprezentanții de zonă nu își îndeplinesc responsabilitățile, Coordonatorul sau AC poate oferi sugestii. Dacă problemele continuă, Reprezentanții Zonali pot fi anunțați că li se poate cere să demisioneze. Dacă, după ce a fost pus la cunoștință, nivelul de efort și activitate nu se îmbunătățește, Coordonatorul sau AC poate cere Reprezentanților de zonă să demisioneze.